ChatGPT×業務改善！上流工程での“見える化”を支えるAI活用術【業務整理からプロセス最適化まで】

2025-05-14

業務改善って上流工程からやるべきって聞きましたが、具体的にどう進めればいいんですか？

ChatGPTを使うと、業務の流れを”見える化”して整理するのが簡単になりますよ。プロセスの可視化と改善がセットでできるので、設計段階からの効率化に役立ちます。

AIでそんなことまでできるんですね！詳しく知りたいです！

Contents

はじめに

業務効率化を考えるとき、多くの現場が「作業手順の効率化」や「自動化」に目を向けがちですが、実はもっとも効果が出やすいのが上流工程、すなわち業務の設計やプロセス定義の段階です。

ここでのポイントは”見える化”。全体の業務フローが明確になっていなければ、どこを改善すべきかも判断できません。

抽象的な業務説明を整理し、明確なプロセス図や文章に変換できる
- たとえば「お客様対応」や「受注処理」といった広義な業務を、誰が・何を・どの順で行っているのかといった具体的なタスクに分解し、スイムレーン図や業務フロー表に変換できます。
抜け漏れを質問形式で補完してくれる
- ChatGPTは「このプロセスに必要な前提条件は？」「別の関係者が関与するタイミングは？」といった補足質問を返すことで、設計時の視点漏れを防ぎます。
複数のプロセス案を提示し、最適化の余地を示してくれる
- 例えば「この業務の自動化候補を3つ挙げてください」「手作業をなくすには？」と聞けば、異なる改善視点を提供し、最適な方法を検討するヒントになります。

これにより、現場の担当者は単なる作業の流れではなく、「何をやっているのか」「どこが無駄なのか」「どう改善できるのか」といった業務の全体像と課題点を視覚的かつ構造的に理解できるようになります。

ChatGPTに以下のような指示を出すことで、業務フローのたたき台を自動で作ることが可能です。

あなたは業務設計の専門家です。以下の業務内容に基づき、主な業務ステップを洗い出し、簡単な業務フローにまとめてください。
[例：受注処理→在庫確認→出荷手配→請求書発行]

このようなプロンプトにより、曖昧な業務の流れが構造化され、プロジェクトメンバー間で共通理解を得るベースが整います。さらに、業務の粒度や関係者の明記を求めることで、より詳細な業務分解も可能です。

例

上記フローにおける各工程の関与部門と使用ツールもリストアップしてください。

例

この業務フローの中で、手作業によるボトルネックや非効率と思われる箇所を指摘してください。

これにより、ChatGPTは「在庫確認がExcelベースの手作業になっている」「請求書発行が紙媒体の処理で遅延が発生している」といった改善ポイントを具体的に挙げてくれます。また、次のような補助プロンプトを使うと、改善後の姿を提示させることも可能です。

この業務の非効率部分を解消するために、業務ツールの導入やRPA適用のアイデアを3つ提案してください。

これにより、単なる現状把握にとどまらず、改善提案までを含めた上流工程設計のたたき台を作成できます。

AIはあくまで補助ツールです。過信せず、以下の点を押さえて活用することが重要です。

出力内容の確認と検証
- ChatGPTの出力結果はあくまで参考情報として受け止め、必ず現場の業務内容やルールと照らし合わせて確認しましょう。たとえば、業務手順書の生成では「実際のフローと一致しているか」「現場で通用する表現か」などを多角的にチェックする必要があります。
プロンプトの改善
- 望む出力が得られなかった場合、プロンプトの構造を見直すことが重要です。曖昧な表現を避け、対象業務や出力形式、出力の粒度を具体的に伝えるようにします。また、制約条件や前提を明記することで、出力の精度を上げることができます。例：「請求処理のプロセスを、部門ごとのスイムレーン形式で出力してください」など。
ナレッジの蓄積
- 一度うまくいったプロンプトやフィードバック内容はドキュメント化し、チーム内で共有・再利用することで業務全体のレベルアップが可能です。例えば、「請求業務の初期フロープロンプト」「自動化ポイント抽出用プロンプト」などをカテゴリごとに分類し、再利用しやすくする工夫が重要です。