ChatGPTで業務改善！上流工程での“見える化”を支えるAI活用術【業務フロー自動生成プロンプト付】

ChatGPTで業務の”見える化”がラクになる理由

業務効率化において、もっとも効果が出やすいのが上流工程、すなわち業務の設計やプロセス定義の段階です。ここでのポイントは”見える化”。全体の業務フローが明確になっていなければ、どこを改善すべきかも判断できません。

ChatGPTを活用することで、以下の3つのメリットが得られます。

タスク	ChatGPTができること	メリット
業務整理	業務記述の構造化	曖昧な業務を明確化
抜け漏れチェック	質問で要素補完	設計の精度向上
改善案提示	自動化・最適化案の提案	実行可能な改善

これにより、現場の担当者は単なる作業の流れではなく、「何をやっているのか」「どこが無駄なのか」という全体像を構造的に理解できるようになります。

【実践】10秒で図解を作る「Mermaid」自動生成プロンプト

ここからが本題です。業務の手順を言葉で整理できたら、次はそれを「図」にしてみましょう。ChatGPTに以下のプロンプトを渡すだけで、一瞬で業務フロー図のコード（Mermaid記法）が手に入ります。

🚀 コピペ用プロンプト

# 指示
以下の業務手順を読み取り、Mermaid記法のグラフ図（graph TD）で出力してください。
各ステップは具体的かつ簡潔にし、条件分岐がある場合は明記してください。
業務内容
[ここに業務の手順を箇条書きで入力してください。
例：
注文メールを受信
在庫を確認
在庫があれば発送、なければお詫びメール送信]

💡 実行結果イメージ

出力されたコードを貼り付けるだけで、以下のような図が自動生成されます。

💡 使いかた

出力されたコード（graph TD…）をNotionやObsidianに貼り付けるだけで、綺麗な図に自動変換されます。マウスで四角を描く作業はもう不要です。

上流工程でのChatGPT活用の注意点

AIはあくまで補助ツールです。高品質な設計を行うためには以下の点に注意してください。

• 出力内容の検証：ChatGPTの出力はあくまで参考です。必ず現場のルールや制約条件と一致しているか、人間が確認しましょう。
• プロンプトの改善：望む結果が出らない場合は、「部門ごとのスイムレーン形式で出力して」など具体的に指示を加えてみてください。
• ナレッジの蓄積：うまくいったプロンプトはチームで共有し、再利用できるようにしておくのが効率化のコツです。

📝 まとめ：チェックリストによる品質担保