プロジェクト成功の鍵は関係者理解にあり！ChatGPTで行うステークホルダー分析入門

プロジェクトの成功には、技術力やスケジュール管理だけでなく「関係者の理解」が重要な要素として挙げられます。関係者、すなわちステークホルダーの意見や立場を無視したまま進行すれば、後々大きな問題に発展することも。そこで今回は、ChatGPTを活用してステークホルダー分析を行う方法を初心者向けに解説します。

ステークホルダー分析とは？

ステークホルダー分析とは、プロジェクトに関与する可能性のあるすべての人物や団体（上司、顧客、チームメンバー、外部ベンダーなど）を洗い出し、それぞれがどれほどの影響力を持ち、どのくらい関心を持っているかを評価するプロセスです。

影響力とは、そのステークホルダーがプロジェクトの意思決定や成果にどの程度の力を持つかを示し、関心度はプロジェクトに対してどれだけ関心や期待を持っているかを表します。

例えば、会社の経営層は高い影響力と高い関心度を持つことが多く、彼らへの説明や合意形成は優先度が高くなります。一方、同じ部署内のメンバーであっても、業務に直接関係しない場合は関心度が低いことがあります。

このように、ステークホルダー分析を通じて、関係者ごとに適切なアプローチ方法（例：密な報告、定期的なミーティング、メール連絡など）を選ぶことができるため、プロジェクトのトラブルを未然に防ぐことが可能になります。

ChatGPTでできるステークホルダー分析ステップ

ChatGPTを活用すれば、簡単なプロンプトを入力するだけで、複雑な分析もスムーズに進められます。以下に、初心者でも明日から実践できるように、各ステップを具体的に詳しく解説します。

1. 関係者の洗い出し

プロジェクト成功の第一歩は、「誰がこのプロジェクトに関係しているか」を明確にすることです。ここでは、単なる上司や同僚だけでなく、プロジェクトの成否に影響を与え得る全ての人物をリストアップします。

たとえば新規ECサイトを構築する場合、関係者は次のように分類できます。

• 内部関係者：開発チーム、営業、マーケティング、カスタマーサポート、経営層
• 外部関係者：顧客、外部ベンダー、取引先、法務アドバイザー
• 潜在的関係者：まだ関与していないが将来的に影響を受ける可能性のある部門や人物

ChatGPTへのプロンプト例

新規ECサイト構築プロジェクトに関わるすべての関係者を役割ごとにリストアップしてください

ChatGPTの回答例

関係者一覧（役割別）

1. 経営・管理層
CEO（プロジェクト全体承認・戦略的方向性の決定）
CFO（予算承認・ROI確認）
プロジェクトスポンサー（部門責任者としての支援）

2. 開発関連
プロジェクトマネージャー（進行管理・調整）
フロントエンドエンジニア（UI/UX構築）
バックエンドエンジニア（サーバー側実装）
QAエンジニア（テスト・品質保証）

3. 業務部門
営業部（商品情報、販売戦略の提供）
カスタマーサポート（問い合わせ対応設計、FAQ作成）
マーケティング部（集客施策・キャンペーン）

4. 支援部門
法務（利用規約・個人情報管理）
情報システム部（インフラ整備・セキュリティ確認）
経理（請求処理・決済連携の確認）

5. 外部関係者
デザイン会社（サイトデザイン委託）
システム開発会社（外注先）
顧客代表者（ユーザー視点のフィードバック）

6. その他
ユーザー（一般顧客や既存取引先）
ベンダー（決済サービス、物流会社）

実践のコツ

• 会議議事録や既存の組織図、過去のプロジェクト資料、社内報告書、そしてプロジェクト提案書など、ありとあらゆる一次情報を集めて確認しましょう。それぞれの文書から「名前が挙がっている人」や「報告・相談・承認が必要そうな役職」を拾っていくことが第一歩です。
• ChatGPTには、プロジェクトの目的（例：「既存顧客向けの自社製品紹介ECサイト構築」）、業種（例：「BtoB IT企業」）、業務内容（例：「営業部門がメインユーザー、CS部門との連携が必要」）を伝えると、実務的な関係者リストを提案してくれます。
• 「その人はこのプロジェクトにどう影響するか？」「プロジェクトの成功・失敗にその人は関与するか？」「その人に事前説明や調整が必要になる可能性は？」と、具体的なシナリオを頭に描きながら、1人ずつ検討していくのがポイントです。

2. 関心度・影響力の評価

次に重要なのが、関係者ごとに「どれくらい関心を持っているか」と「どれほど影響を与える力があるか」を見極めることです。

例として：

• CEO：影響力＝高、関心度＝中
• 顧客代表：影響力＝中、関心度＝高
• 経理担当：影響力＝低、関心度＝低（でも予算承認に関わるなら影響力が高くなる）

ChatGPTへのプロンプト例

以下のステークホルダーの関心度・影響力をそれぞれ高・中・低で分類してください：マーケティング部長、開発リーダー、外注業者

ChatGPTの回答例

マーケティング部長
関心度：高（プロジェクト成果が自部門の売上やプロモーションに直結するため）
影響力：中（プロジェクトに対して要望を出すが、最終決定権は持たないことが多い）

開発リーダー
関心度：高（プロジェクト遂行の中心的役割を担っており、技術的責任がある）
影響力：高（設計・実装方針に大きな影響を与え、実質的な意思決定者となる）

外注業者
関心度：中（業務として受託しており、納品品質には関心がある）
影響力：低（要求された仕様に従って実装する立場であり、方向性に対しては影響が小さい）

実践のコツ

• 影響力の評価ポイント
  • その人物がプロジェクトの意思決定に直接関わっているか（例：予算承認権、方針決定権など）
  • 他者を動かす力を持っているか（例：部門リーダー、カリスマ性、権限）
  • 間接的でも重要なインフラやリソースを握っていないか（例：IT部門、法務など）
    
    例えば、CEOや取締役は高い影響力を持つことがほとんどです。一方、現場の担当者は一見影響が少ないように見えても、技術的な判断を握るキーパーソンであれば実質的な影響力は高くなるため注意が必要です。
• 関心度の評価ポイント
  • プロジェクト成果がその人の業務や目標にどれほど関係しているか
  • 評価や責任に影響を与える可能性があるか
  • 個人的な関心・経験・期待があるか
    
    たとえば営業部門やマーケティング部門など、自らの業績に直結するアウトプットが得られる場合は関心度が高くなります。逆に、間接的な関係しかない場合は低く評価しますが、「突然巻き込まれる可能性がある部門」などは予防的に中程度以上に評価しておくとリスク管理につながります。
• ChatGPTの活用方法：ChatGPTには以下のように投げかけると、影響力や関心度の見積もりに役立ちます
  • 「○○部長のような役職は、一般的にプロジェクトにどのような影響力と関心度を持ちますか？」
  • 「EC構築プロジェクトにおける営業部門責任者の典型的な関与の仕方を教えてください」 さらに、出力された理由をもとに、自社の実情に即してカスタマイズすることで、説得力ある分類ができます。

3. マトリックスに配置

評価ができたら、関心度×影響力の2軸でマッピングします。これにより、誰を優先的にフォローするかが一目でわかります。

4象限に分けて考えると

• 高影響・高関心：密な連携と情報共有が必要
• 高影響・低関心：要注意。こまめに報告し、関心を引き上げる
• 低影響・高関心：基本情報の提供のみでOKだが、無視しないこと
• 低影響・低関心：最低限の対応で可

ChatGPTへのプロンプト例

影響力と関心度を基に以下の関係者をマトリックスに分類してください：営業部長、法務、開発リーダー

ChatGPTの回答例

| 関係者       | 影響力 | 関心度 | 分類             | 説明                                                         |
|--------------|--------|--------|------------------|--------------------------------------------------------------|
| 営業部長     | 中     | 高     | 高関心・中影響   | 売上に直結するため関心が高いが、決定権は持たない           |
| 法務         | 高     | 低     | 高影響・低関心   | 契約関連で影響が大きいが、業務上の関心は限定的             |
| 開発リーダー | 高     | 高     | 高関心・高影響   | 実行責任者であり、進行と品質に深く関与している             |

実践のコツ

• ExcelやMiroなどを使って、ステークホルダーを4象限に分類したマトリックスを図示することで、関係者の優先順位やコミュニケーション戦略が一目で分かるようになります。たとえば、横軸に「影響力（低→高）」、縦軸に「関心度（低→高）」をとり、各関係者を●マークで配置すると、視覚的な整理ができます。
• ChatGPTに「このマッピングの理由も説明して」と頼むと、なぜそのステークホルダーがその位置に分類されたのか、背景や根拠を文章で説明してくれるため、関係者への説明資料としても活用しやすくなります。
• さらに「各象限ごとの適切な対応策も教えて」とプロンプトを追加すると、分類結果に応じたアクションプランまで自動で提案してくれます。

4. アクションプランの策定

マトリックスの分類を基に、それぞれの関係者に対して、どうコミュニケーションしていくかを決めます。

例：

• CEO（高影響・中関心）：週次レポートを送付。重要な意思決定の前には個別報告
• 顧客代表（中影響・高関心）：開発中の進捗報告を隔週で実施。要望は記録し対応状況を明示

ChatGPTへのプロンプト例

高影響・中関心のステークホルダーにはどんなコミュニケーションが効果的か？

ChatGPTの回答例

高影響・中関心のステークホルダーに対しては、以下のようなアプローチが有効です：
・定期的な報告： 週次または隔週の進捗レポートを簡潔に送付し、プロジェクトの状況を可視化する
・キーポイントでの関与： 重要な判断が必要な場面（方針変更、予算確定、納期調整など）で個別に意見を求める
・目的意識の共有： なぜこのプロジェクトが全体戦略に必要なのかを都度説明し、理解と納得を得る

これらの対応により、関心が低めでも影響力のあるステークホルダーを味方につけ、プロジェクトの推進力を高めることができます。

実践のコツ

高影響・中関心のステークホルダーは、プロジェクトに対する直接的な関与は少ないものの、意思決定に影響を与える力を持っているため、情報の透明性と信頼関係の構築が極めて重要です。

たとえば、プロジェクトに大きな影響を与える部門長が「細かい進捗にはあまり興味がないが、最終的な品質やリスクには強く反応する」といったタイプであることもあります。こうした人物には、過度な詳細ではなく、要点を絞った報告と、適切なタイミングでの関与要請が必要です。

具体的には、以下のような対策が有効です

• 対象者に合わせた報告手段の選定（例：経営層にはメールで週次の要点サマリー、技術系マネージャーには図付きの進捗チャート）
• 関与ポイントの明確化（例：重要な方針決定やマイルストーン変更の前に必ず意見を仰ぐ）
• コミュニケーション記録の蓄積（例：NotionやGoogle Docsにやり取りを残し、後から確認可能にする）

さらに、プロジェクト初期段階で「誰がどのフェーズに関与するべきか」をあらかじめ定義し、ドキュメントとして配布することで、事前期待のずれを防ぐことができます。Slackでの日次報告、週次レポート、マンスリーレビューといった多層的な仕組みを作ることで、関心がやや低いステークホルダーにも自然に関与してもらえる環境を整えることがポイントです。

5. 再評価と調整

プロジェクトは生き物です。進行するにつれて関係者の興味や影響度は変化します。そのため定期的な見直しが不可欠です。

ChatGPTへのプロンプト例

ステークホルダー分析はプロジェクト中どのタイミングで見直すべきですか？

ChatGPTの回答例

ステークホルダー分析は一度きりではなく、プロジェクトの進行に応じて定期的に見直すことが推奨されます。以下のようなタイミングでの再評価が有効です：
・プロジェクトフェーズの切り替え時（例：要件定義→設計、設計→開発など）
・重要な意思決定の前後（例：予算変更、スコープ拡大、方針転換など）
・ステークホルダーの異動・追加・離脱があったとき
・課題やリスクが顕在化したとき（関係者間の認識のズレが起こった場合など）
・定期的なレビュー（例：月次ミーティングやマイルストーンごと）

こうしたタイミングでChatGPTに最新のプロジェクト状況を伝えながら再評価を依頼することで、関係者対応の見落としやコミュニケーション不足を未然に防ぐことができます。

実践のコツ

ステークホルダー分析は、プロジェクトの進行や環境の変化に応じて、タイミングを見極めながら柔軟に見直すことが求められます。
まず、以下のような変化が発生した場合は、再評価のタイミングです。

• 設計フェーズから開発フェーズへの移行など、プロジェクトフェーズの切り替え
• スコープや優先度の変更といったプロジェクト方針の転換
• 納期遅延や品質問題など、トラブルの発生

これらはすべて、関係者の影響力や関心度の変化につながるため、分析の更新が必要です。

さらに、ステークホルダーの異動・退職・新規追加といった人員の変化も、情報の流れや意思決定構造に影響を及ぼす可能性があるため、注意が必要です。こうした変化を見逃さないためには、月次レビューや四半期ごとのチェックポイントをあらかじめ設定しておくと効果的です。

このように、ステークホルダー分析を動的に更新し続けることで、プロジェクトが直面する現実的な状況に対応したアクションプランを維持でき、関係者との信頼関係を長期的に築きながら、安定したプロジェクト運営が可能になります。